صول برگزاری یک جلسه:
پیش از هر چیز بیایید ببینیم آیا اصلا تشکیل جلسه ضرورتی دارد و آیا این وسیله و ابزاری برای رسیدن به اهدافی هست که مد نظر داریم یا نه. آیا اصلا ضرورتی دارد که وقت پرسنل صرف آن شود و یا می توان از طریق اطلاع رسانی با ارسال ایمیل و یا انتشار بولتهای داخلی به همان مقاصد رسید.
برگزاری جلسات شامل صرف هزینه های زمانی زیادی است. ولی این را هم به خاطر داشته باشید که برگزاری جلسات که به نحو مطلوب برنامه ریزی و اجرا می شوند از حیاتی ترین ابزارهای مدیریتی است که باعث جلوگیری از اتلاف وقت، افزایش انگیزه و بهره وری، و حل مشکلات و مسائل می شود. در جلسات است که ایده های نو و ابتکارات و خلاقیت ها ظهور می یابند. همانطور که برگزار نکردن جلسه ای که بد برنامه ریزی و اداره شود به علت اثرات مخربی که در مجموعه به جا می گذارد، از برگزار کردنش بهتر است!
ولی به هرحال نمی توان اثر فوق العاده برگذاری جلسات داخلی را انکار کرد. پروفسور آلبرت محرابیان، استاد دانشگاه و مشاور در کالیفرنیا که ارائه دهنده تئوری معروف 7-38-55 در زمینه زبان بدن معتقد است معتقد است در یک ارتباط ما تنها ۷ درصد از زبان گفتار استفاده میکنیم. ۳۸ درصد از اطلاعات بوسیله تون صدا و ۵۵ درصد پیام توسط زبان بدن رد و بدل میشود. پس جلسات رو در رو از گفتگوهای تلفنی بهتر و نیز بسیار موثرتر و مفیدتر از پیامهای کتبی هستند. هنوز هیچ جایگزینی برای جلسات رو در رو بوجود نیامده است. گرچه در شرایط خاص می توان از جلسات تصویری اینترنتی، ویدئو کنفراس، نیز استفاده کرد. اما در مواردی که موضوعات بسیار حساس و سرنوشت سازی می بایست در جلسه مطرح شود، جلسه رو در رو بهترین راهکار است.
برگزاری جلسات باوجود هزینه هایی که بر مجموعه تحمیل می کنند، اما در خیلی از موارد اگر به خوبی برنامه ریزی و اداره شوند با اثر بخشی خود سبب بازگشت هزینه ها می شوند.
در جلساتی که بصورت طوفان ذهنی برگزار می شوند در تشکیل تیم های قوی، شکوفا کردن خلاقیتهای گروه، تصمیم گیری ها و حل مشکلات بسیار سودمند و موثرند.
اصول اولیه برگزاری یک جلسه موفق عبارتند از:
هدف از برگزاری جلسه می تواند شامل موارد زیر باشد:
اطلاع رسانی، آموزش، استفاده از ایده های نو، برنامه ریزی کاری، کارگاههای عملی، م و گرفتن بازخوردهای مربوطه، یافتن راه حل های مناسب برای مشکلات موجود، ابلاغ مقررات جدید، مدیریت بحران، گزارش عملکردها، تعیین اهداف و مقاصد، محول کردن مسئولیتها و تقسیم وظایف، تصمیم گیری، تصریح تهای حاکم، تشکیل تیم های لازم، ایجاد انگیزه، طرح موضوعات خاص، استفاده از سخنرانان میهمان، .
بهترین زمان برای برگزاری جلسات به تعداد کارکنان، مدت سابقه کار آنها در مجموعه، اندازه سازمان، و تعداد نکاتی که می بایست در مورد آنها گفتگو و تصمیم گیری شود، بستگی دارد. اگر مجموعه شما با یک یا دو نفر اداره می شود، این جلسه می تواند به شکل یک گفتگوی 15 دقیقه ای در زمانی که کار کمتری دارید انجام شود. برگزاری جلسه برای تعداد نفرات بیشتر به مدت زمان بیشتری برای برنامه ریزی نیاز دارد.
روز جلسه را با عجله تعیین نکنید. آن را برای زمانی بگذارید که به خوبی برای آن برنامه ریزی کرده اید. روز برگزاری آن را به وقتی موکول کنید که تمام افراد کلیدی که حضور آنها در جلسه ضروری است بتوانند در آن حاضر شوند. اگر این امکان وجود ندارد که تمام افراد را در یک زمان و یک مکان جمع کرد، پس جلسه را چند بار در زمانهای متفاوت برگزار کنید.
از پرسنل برای بهترین زمان برگزاری جلسات دوره ای نظرخواهی کنید.
جلسه را سر ساعت برگزار کنید و برای متأخرین صبر نکنید تا اهمیت وقت شناسی در آنان از بین نرود.
اگر هدف شما برگزاری یک جلسه ماهیانه مثلا 7 صبح اولین شنبه هر ماه است، پس این را طوری برنامه ریزی کنید که یک بدعت گذاری باشد و زمان آن برای حضور همه مناسب باشد. شاید بهترین زمان برای برگزاری یک جلسه در محل کار پیش از آغاز کار یا پس از اتمام ساعت کاری آن باشد.
برای هر جلسه از دو تا سه هفته قبل برنامه ریزی و اطلاع رسانی کنید. زمانی را انتخاب کنید که اکثر افراد بتوانند حضور یابند. برای اطلاع رسانی ابزاری موثر را انتخاب کنید که همه از آن اطلاع یابند. تابلو اعلانات محل مناسبی به نظر می رسد.
ابتدا ببینید افراد دیگری هم در مجموعه هستند که حضورشان در جلسه مفید و یا ضروری باشد. بعد تصمیم بگیرید که در جلسه می خواهید چه بگویید و چه بکنید. اهداف جلسه کدامند و یک چهار چوب کلی برای آن در نظر بگیرید.
دستور جلسه را تهیه کنید که شامل فهرستی از مطالب مهمی که می خواهید در جلسه مطرح کنید بوده و ببینید برای بیان هریک از آنها به چه میزان وقت و چه ابزارهایی نیاز هست. ببینید که چه در نظر دارید جلسه چه پیامدهایی داشته باشد.
دستور جلسه و سرفصلها را از قبل به اطلاع حاضرین برسانید تا فرصت کافی برای فکر کردن در مورد آنها را داشته باشند.
شرکت کنندگان را به دقت انتخاب کنید. درصورتیکه برخی از افراد مهم و کلیدی که حضور آنها با توجه به موضوعات و سرفصلهای جلسه از اهمیت خاصی برخوردار است در زمان برگزاری جلسه به هر دلیلی قادر به حضور نیستند، بهتر است منعطف بوده و جلسه را به تعویق بیاندازید.
برای موضوعات جلسه اولویت بندی کنید. . برای الویت بندی موضوعات به اهمیت و فوریت آنها توجه کنید. بهتر است موضوعات کم اهمیت تر را در آغاز جلسه مطرح کنید چون موارد مهم تر وقتی برای مطرح کردن آنها باقی نمی گذارند. لازم نیست موضوعات مهم به سرعت مطرح شوند. همچنین موضوعات فوری معمولا نیازی به صرف زمان و بحث طولانی ندارند. واضح است موضوعاتی که هم از فوریت و هم از اهمیت برخوردارند، از اولویت بیشتری برخوردارند.
برخی از موضوعاتی که در جلسات بیشتر برروی آنها تاکید شده و معمولا بیشتر تکرار می شوند عبارتند از:
این زمانبندی به نوع و مدت زمان جلسه بستگی دارد. اگر جلسه را پس از پایان ساعت کاری تنظیم کرده اید، به این نکته توجه کنید که آیا برخی از حاضرین می بایستی در ساعت دیر وقت شب زمان طولانی را برای رسیدن به خانه صرف کنند یا خیر.
برای برگزاری جلسات از ابزارهای مناسب استفاده کنید. مثلا اگر ناچار به ارائه آمار، مثالهایی از رقبا و یا مجموعه های موفق، عکس و یا موضوعات آموزشی هستید تهیه مطالب بصورت Power Point از قبل بسیار سودمند است.
عوامل زیادی بر نحوه برگزاری جلسه موثرند که عبارتند از:
آگاهی از اصول سخنرانی در جمع، اداره اصولی جلسات، انظباط فردی، دانش کلی در مورد زبان بدن، مدیریت بحران، شناخت کلی از شرکت کنندگان در جلسه، آگاهی از دانش کامپیوتر برای استفاده از ابزارهای نمایشی مثل Power Point ، . از مواردی هستند که بعنوان یک مدیر به ما در اداره موثرتر جلسات کمک می کند.
توالی موضوعات قابل طرح در جلسه را به نحوی تنظیم کنید که برای حاضرین دارای جذابیت بوده و خسته کننده نباشد.
درجلسات متکلم وحده نباشید. اگر حاضرین در اداره جلسه نقش داشته باشند و فرصت ابراز نظر و بیان عقاید و اندیشه های خود را داشته باشند، حتما نسبت به مجموعه خود احساس مسئولیت بیشتری پیدا خواهند کرد و با اشتیاق بیشتری به انجام وظایف توافق شده و محول شده در جلسه خواهند پرداخت.
تعیین فردی در آغاز جلسه که مجاز به قطع گفتگوها در صورت دور شدن از محور اصلی موضوعات باشد، به صرفه جویی در وقت و تمرکز روی سرفصل ها کمک می کند.
در جلسات طولانی زمانی را به استراحت و تنفس اختصاص دهید. لازم نیست این تنفس خیلی طولانی باشد یک وقفه 5 دقیقه ای نیز کافی به نظر می رسد.
بد نیست زمان پرداختن به هر مورد را در دستور جلسه خود تعیین کنید که از اطناب کلام و اتلاف وقت جلوگیری شود.
گاهی برگزاری جلسه بصورت غیر رسمی و در فضایی دوستانه مثل غذاخوری مجموعه و طرح مسائل مورد علاقه پرسنل به اثربخشی آن کمک بیشتری می کند.
در آخر ذکر این نکته ضروری است که صورتجلسه را ظرف مدت کوتاهی حداکثر 24 ساعت، برای شرکت کنندگان، مدعوین و غایبین ارسال کنید تا فرآیند کاری موارد مورد توافق هرچه سریعتر به جریان بیافتد.
درباره این سایت